Soluții de dezvoltare pentru afaceri

Drumul către o organizație independentă funcțional

Am prezentat într-un alt articol de ce unele organizații au nevoie de un anumit stil de management care să ajute firma să funcționeze ca un sistem independent de anumite persoane din conducere sau de anumiți angajați și beneficiile acestui sistem. Pentru a se realiza acest deziderat ar trebui parcurși următorii pași:

1. Stabilirea obiectivelor organizației ar trebui să fie primul pas. Am mai discutat pe acest blog despre obiective, cum ar trebui stabilite, cuantificate, măsurate, așa că nu voi mai insista acum asupra lor.

2. În cadrul organizației trebuie stabilite clar toate funcțiile și rolurile necesare funcționării. Fiecare ar trebui să aibă o fișă descriptivă care să conțină toate sarcinile, atribuțiunile și limitele de responsabilitate aferente postului respectiv, relațiile postului de subordonare, coordonare și relaționare. Într-un mediu economic într-o continuă schimbare, în orice organizație care încearcă să răspundă nevoilor pieței, ar fi normal să apară schimbă din când în când astfel de schimbări de structură organizatorică.

3. Odată stabilite posturile și relațiile dintre ele, ar trebui să se creeze sistemul de documente care ar trebui să circule în cadrul organizației, fluxul acestora, nivelurile de autoritate pentru aprobările necesare, etc. Trebuie avut în vedere ca acest flux de documente să ușureze activitatea organizației, să îmbunătățească comunicarea interdepartamentală, dar să nu se transforme în birocrație printr-o lungire excesivă sau printr-un volum excesiv.

4. Un următor pas ar fi evaluarea personalului existent. Fiecare persoană din organizație ar trebui verificată pentru a se vedea care îi sunt competențele, experiența, ce randament are pe postul respectiv și dacă ar da un randament mai bun pe o altă poziție în organizație. Pentru evaluare sunt mai multe instrumente și metode care se pot folosi. Dincolo de verificarea cunoștințelor sau a experienței, ar mai trebui evaluată și personalitatea individului. Procesul de evaluare se poate externaliza, în cazul în care organizația este prea mare, dar oricând e binevenită și o evaluare internă efectuată de angajați între ei și chiar și șefilor lor – poate fi o experiență benefică pentru angajați și oferă și o altă perspectivă.

5. Cu siguranță după evaluare se va impune o reorganizare sau o restructurare a organizației. S-ar putea ca în cadrul acestui proces organizația să se despartă de anumite persoane, și de asemenea s-ar putea ca să aibă recrutări de personal pentru anumite poziții libere.

6. După plasarea oamenilor potriviți pe locurile potrivite, ar trebui creat un sistem de control și raportare, care să permită fiecărui angajat să își evalueze rezultatele, să le poată compara cu obiectivele care i-au fost repartizate. Centralizarea acestor rapoarte vor da o bună imagine managerului general asupra organizației pe care o conduce. Sistemele informatice actuale pot fi de un real folos atât pe partea de raportare-evaluare cât și pentru centralizarea informațiilor, scurtând timpul alocat acestui proces de fiecare angajat și mărind implicit randamentul muncii.

7. Un ultim pas ar fi rotirea persoanelor pe funcții și roluri și/sau training periodic pentru alte domenii din interiorul firmei. Rezultatul acestor acțiuni ar trebui să se concretizeze în calificarea a cel puțin 2 persoane pentru fiecare poziție din firmă, astfel ca în timp nici un om să nu devină de neînlocuit… nici măcar managerul general. Dincolo de accidente sau evenimente neprevăzute care se pot ivi și pot crea indisponibilitatea unei persoane, activitatea firmei poate fi frânată sau împiedicată și de un „om-cheie” care poate șantaja organizația conștient fiind de puterea care o deține.

Consider că acești șapte pași sunt minimul necesar ca o organizație să poată să funcționeze de la sine ca un mecanism, să nu depindă de managerul general, sau de anumiți „oameni-cheie”, ci indiferent de cine vine sau pleacă din organizație, aceasta își va vedea de drumul care îl are de parcurs pentru atingerea obiectivelor prestabilite.

Cristi Jugariu

Despre autor

Despre autor: Economist de formare, absolvent al Facultăţii de Management de la Universitatea Emanuel din Oradea, după o experiență de 8 ani în managementul producției în industria alimentară Cristi s-a alăturat echipei ROMCOM în anul 2010. .

Abonează-te

Rămâi la curent cu ultimele noutăți prin abonarea la newsletter-ul ROMCOM.

Sus