Soluții de dezvoltare pentru afaceri

Managementul Timpului (II)

By on 22 October 2010 in Training

După ce ieri am trecut prin filtrul celor patru întrebări primul instrument care ne ajută să ne organizăm mai eficient timpul care îl avem la dispoziţie, atăzi ne vom ocupa de alte trei instrumente:

2. Important vs. Urgent

Ce? Stabilirea priorităţilor.

De ce? Pentru a nu fi distras de la activitatea principală şi pentru a avea eficienţă maximă.

Cum? Prin selecţie.

Când? Înainte de a fi cazul să luaţi o decizie.

Paşi:

  • Organizaţi-vă 80% din timp şi lăsaţi loc pentru neprevăzut.
  • Rezolvaţi ce e urgent ca să aveţi timp pentru ceea ce e important.
  • Îndeplinind ceea ce este urgent vă va ajuta să faceţi mult mai bine ceea ce este important, şi nu veţi regreta.
  • Reamintiţi-vă ceea e cu adevărat valoros pentru dvs.
  • Dacă lucraţi la un proiect care necesită toată concentrarea dvs., refugiaţi-vă într-o cameră în care nu puteţi fi deranjat uşor.
  • Dacă aveţi posibilitatea, cereţi să vi se preia telefoanele, iar dacă sunteţi sunaţi pe telefonul mobil răspundeţi doar dacă vedeţi că cealaltă persoană insistă. Preluaţi mesajele cu ajutorul mesageriei vocale.
  • Când aţi terminat proiectul puteţi să răspundeţi la apelurile pierdute.
  • Nu consideraţi că orice întrerupere e şi urgentă.
  • Dacă nu vă e uşor să diferenţiaţi ceea ce e urgent şi important de ceea ce nu e nici important nici urgent, nu vă impacientaţi. S-ar putea să dureze săptămâni, însă trebuie să vă notaţi zilnic priorităţile. Odată stabilite, veţi recunoaşte şi „normalul”.
  • Exersaţi.

3. Ce trebuie făcut vs. ce vă place să faceţi

Ce? Delimitarea a ceea ce trebuie făcut de ceea ce vă e mai la îndemână să faceţi.

De ce? Pentru a avea mai mult timp pentru lucrurile plăcute.

Cum? Prin autodisciplină.

Când? La prima oră.

Paşi:

  • Verificaţi-vă lista făcută aseară şi începeţi cu cea mai importantă şi mai urgentă problemă. I
  • Faceţi ceea ce trebuie făcut la prima oră. Nu amânaţi pe mai târziu.
  • Dacă e ceva ce trebuie făcut şi nu vă face plăcere să faceţi, înseamnă că trebuie să începeţi cu acesta.
  • Creierul e cel mai activ în prima parte a zilei. Profitaţi de acest lucru.
  • Utilizaţi 20% din timpul dvs. pentru lucrurile care trebuie făcute şi veţi avea suficient timp pentru ceea ce vă face plăcere.
  • După ce aţi terminat ceea ce trebuia făcut, răspundeţi corespondenţei electronice, apelurilor telefonice pierdute şi conversaţi liber cu ceilalţi colegi. Cu alte cuvinte, abia pe urmă faceţi ceea ce vă relaxează pentru că recompensa vine odată cu satisfacţia sarcinilor îndeplinite.
  • Dacă proiectul în derulare vă solicită între 10 şi 16 ore pe zi, luaţi pauze mai dese, dar mai scurte. 10 minute din 2 în două ore vă vor revigora.
  • Nu uitaţi să şi mâncaţi în cursul zilei.

4. Verificarea – Actualizarea

Ce? Verificarea şi actualizarea listei.

De ce? Pentru că orice viziune trebuie urmărită în evoluţie.

Cum? Bifaţi în lista dvs. de fiecare dată când îndepliniţi o sarcină.

Când? De-a lungul zilei.

Paşi:

  • Ţineţi lista la dvs. pentru a putea bifa pe ea ori de câte ori aţi terminat ceva.
  • Stabiliţi termene limită pentru fiecare proiect şi verificaţi zilnic în ce stagiu aţi ajuns cu el.
  • Verificaţi ce v-a mai rămas de făcut şi faceţi.
  • Spre finalul zilei veţi fi mândrii să vedeţi cât de mult aţi realizat în acea zi.
  • La final de săptămână luaţi-vă 20 de minute pentru a revedea ce anume a ocupat timpul dvs. în săptămâna trecută, şi încercaţi să vă reorganizaţi agenda, pentru a fi şi mai eficienţi.

În articolul următor vom analiza şi ultimele patru instrumente rămase.

Anca Pop

Despre autor

Abonează-te

Rămâi la curent cu ultimele noutăți prin abonarea la newsletter-ul ROMCOM.

Sus