Managementul Timpului (III)

Am văzut cum ne pot ajuta pentru o organizare mai eficientă a timpului de lucru, primele patru instrumente: Lista – Planificarea, Important vs. Urgent, Ce trebuie făcut vs. ce vă place să faceți, Verificarea – Actualizarea, astăzi vom parcurge ultimele patru instrumente.

5. Delegarea

Ce? Împărţiţi altora o parte din responsabilităţile dvs.

De ce? Pentru a avea mai mult timp pentru dvs. şi a fi mai puţin stresat.

Cum? Prin delegare.

Când? Din timp.

Paşi:

• Verificaţi-vă agenda şi dacă e prea încărcată puteţi să căutaţi o sarcină pe care doriţi să o atribuiţi unei alte persoane.
• Căutaţi persoane pe care vă puteţi baza şi cărora le puteţi acorda o parte din responsabilităţile dvs.
• Asiguraţi-vă că persoana respectivă ştie ce are de făcut.
• Dacă acea persoană este în stare să îndeplinească sarcina în măsură de 80% din cât aţi putea dvs., atunci o puteţi delega pentru 20% din deciziile pe care le aveţi dvs. de luat.
• Verificaţi dacă slujba a fost bine îndeplinită.
• Acordaţi recompense şi cuvinte de laude. Un om apreciat pentru munca lui (mai ales în mod public) va fi dornic să facă şi mai mult.
• Căutaţi persoane noi cărora să le împărţiţi responsabilităţile.
• Delegaţi din timp pentru a nu apărea confuzii de genul: „nu am ştiut că…”
• Nu uitaţi că puteţi obţine rezultate maxime cu eforturi minime. Deci delegaţi!

6. Tehnologia

Ce? Telefon mobil, e-mail, fax, scanner, internet, Skype, iPad, on-line banking, etc.

De ce? Ca să economisim timp şi cheltuieli inutile.

Cum? În funcţie de ce ai nevoie şi ce îţi e cel mai la îndemână.

Când? Non-stop.

Paşi:

• Învăţaţi să folosiţi instrumentele IT.
• Scanaţi documentele, păstraţi-le în formă electronică şi veţi economisi spaţiu.
• Nu uitaţi să salvaţi informaţiile şi să faceţi back-up-uri.
• Folosiţi e-mail-ul pentru a trimite documentele scanate în loc de utilizarea poştei fizice. E mai rapid şi mai ieftin.
• Utilizaţi serviciile on-line banking. E simplu şi vă scuteşte de multe comisioane bancare şi de cozi la plăţile facturilor.
• Utilizaţi programe precum Skype şi Messenger pentru video conferinţe în loc să vă deplasaţi la colegii din ţară sau alţi investitori străini. Totuşi întâlniţi-vă măcar o dată pe semestru pentru a vă întări relaţiile.
• Verificaţi-vă e-mail-ul abia după ce aţi terminat ceea ce trebuia făcut.
• Nu citiţi toate e-mail-urile. Sunt multe spam-uri.
• Organizaţi-vă e-mail-ul. Creaţi foldere individuale pentru fiecare persoană cu care corespondaţi. Menţineţi-vă inbox-ul gol.

7. Spaţiul de muncă

Ce? Calculatorul, biroul, camera în care lucraţi majoritatea timpului.

De ce? Pentru a fi organizat şi pentru a scăpa de dezordine.

Cum? De aproape spre departe: de la desktop la dulapuri şi sertare.

Când? Chiar acum!

Paşi:

• Organizaţi-vă desktop-ul şi ştergeţi iconiţele pe care nu le folosiţi zilnic.
• Puneţi toate documentele în foldere, însă nu creaţi foldere de genul „diverse”. Nu veţi şti niciodată ce ţineţi acolo. Renunţaţi la astfel de denumiri. Ţineţi totul organizat.
• Pentru a căuta un document mai repede folosiţi funcţia de căutare „search” prin click dreapta pe butonul de start.
• După ce aţi terminat cu laptop-ul sau calculatorul, treceţi la biroul fizic şi aranjaţi-l.
• Eliberaţi biroul de hârtii inutile şi bileţele cu ce aveţi de făcut, pentru a nu vă simţi copleşit de mulţimea sarcinilor. Treceţi totul în agendă.
• Obiectele mai mici ţineţi-le în sertar nu pe birou sau utilizaţi cutiuţe speciale pentru cărţi de vizită, agrafe, pixuri, markere.
• Ţineţi la îndemână doar lucrurile esenţiale, de care aveţi neapărată nevoie.
• 80% din lucrurile din birou organizaţi-le în dosare, mape, sertare şi dulapuri.
• Păstraţi biroul curat şi gol.
• Apoi treceţi la ordonarea camerei în care munciţi. Găsiţi un loc special pentru fiecare lucru, astfel încât să mergeţi direct la sursă când căutaţi ceva anume.
• Ţineţi minte unde aţi pus un anumit lucru, pentru a-l găsi repede când vă e necesar.
• 80% din informaţiile asimilate le percepem pe cale vizuală. Deci selectaţi ceea ce doriţi să reţineţi.

8. Pauza şi recompensa

Ce? Pauza şi recompensa fără de care organismul nu poate merge mai departe.

De ce? Pentru a o putea lua de la capăt şi a vă bucura de viaţă.

Cum? Din 2 în 2 ore minim 10 minute şi nu uitaţi de „ziua de odihnă”.

Când? Când aţi terminat o activitate.

Paşi:

• Programaţi-vă în agendă pauzele ca să nu uitaţi să le luaţi.
• Când aţi terminat ceva ce trebuia făcut luaţi-vă 10 minute libere.
• După 4 ore mâncaţi şi beţi un ceai sau ceva ce vă place.
• Când simţiţi că nu mai puteţi, e cazul să vă opriţi şi să vă relaxaţi ca să vă puteţi întoarce înapoi revigorat.
• Ideea de recompensă nu ţine doar de bani şi stimulente materiale. Ţine de spirit.
• Hrăniţi sănătos trupul dvs. ca să nu se revolte împotriva dvs.
• Dormiţi minim 6 ore/noapte.
• Ideal ar fi un somn de la 10 seara pana la 6:30 dimineaţa.
• Dacă aveţi posibilitatea dormiţi după-amiaza 20 – 30 de minute. Se zice că e cel mai benefic somn pentru organism. Ca şi cel de dinainte de ora 12 seara.
• Consideraţi pauzele ca mici recompense pentru ceea ce aţi realizat.
• Luaţi-vă concediu!
• Plecaţi cât mai departe de oraşul în care lucraţi pentru a vă putea deconecta de tot ceea ce e stresant.
• Un concediu, chiar şi de 3-4 zile poate să vă aducă în formă maximă.
• Nu uitaţi că suntem oameni, aşa că lăsaţi loc pentru greşeli, dar apucaţi-vă de treabă. “Răscumpăraţi vremea căci zilele sunt rele.” (Biblia, Ef. 5:16)